Do wpisu na Listę światowego dziedzictwa mogą pretendować te miejsca, które potencjalnie spełniają kryteria i wymogi stanowiące o ich wyjątkowej uniwersalnej wartości. Warunki, które powinno spełniać dobro kultury, dobro przyrodnicze lub dobro mieszane są określone w „Wytycznych operacyjnych do realizacji Konwencji w sprawie światowego dziedzictwa kulturalnego i naturalnego”. Tekst w języku angielskim i francuskim jest opublikowany na stronie internetowej UNESCO: Operational guidelines for the Implementation of the World Heritage Convention.
Starania o wpis na Listę światowego dziedzictwa poprzedza uzyskanie decyzji o wpisie na Listę informacyjną zawierającą dobra, które potencjalnie mogą być nominowane do wpisu na Listę światowego dziedzictwa. Lista informacyjna (Tentative List) jest tworzona na podstawie zgłoszeń Państw-Stron Konwencji UNESCO, które informują Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO o zamiarze podjęcia starań o wpis danego dobra na Listę światowego dziedzictwa.
Resortem wiodącym w kwestiach dotyczących Konwencji w sprawie ochrony światowego dziedzictwa kulturalnego i naturalnego jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Zainteresowanie wpisem dobra, które, zdaniem wnioskodawcy, spełnia warunki niezbędne do zaliczenia go w poczet światowego dziedzictwa w rozumieniu Konwencji UNESCO, należy zgłosić Departamentowi Ochrony Zabytków MKiDN (e-mail: doz@mkidn.gov.pl). Wskazane jest przy tym odniesienie się do kwestii istotnych z punktu widzenia Konwencji – proponowanych kryteriów wpisu, autentyzmu i integralności dobra, wyjątkowego charakteru na tle innych podobnych miejsc, występowania potencjalnych zagrożeń, warunków dotyczących ochrony i systemu zarządzania. Wniosek o rozpatrzenie kandydatury na Listę informacyjną stanowi pierwszy etap starań o wpis na poziomie krajowym. W procesie weryfikacji kandydatur oceny propozycji dokonuje Komitet ds. światowego dziedzictwa kulturowego w Polsce jako organ pomocniczy przy Ministrze Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Na poziomie międzynarodowym, w ramach nowego systemu przyjętego przez Komitet Światowego Dziedzictwa w 2021 roku, ubieganie się o wpis jest dwuetapowe. Rozpoczyna się od złożenia wniosku o wstępną ocenę kandydatury (Preliminary Assessment). Dopiero po uzyskaniu pozytywnej opinii, przekazanej przez Centrum Światowego Dziedzictwa wraz ze stosownymi rekomendacjami, może być opracowany i składany właściwy wniosek nominacyjny. Opinia wydawana jest na podstawie oceny organów doradczych UNESCO – Międzynarodowej Rady Ochrony Zabytków ICOMOS w sprawie dóbr kultury, Światowej Unii Ochrony Przyrody IUCN w sprawie dóbr przyrodniczych oraz obu tych organizacji w sprawie dóbr mieszanych. Warto zwrócić uwagę, że dobra kulturowo-przyrodnicze wymagają spełnienia warunków wyjątkowej uniwersalnej wartości z punktu widzenia zarówno wartości kulturowych, jak i przyrodniczych i są wpisywane na Listę światowego dziedzictwa stosunkowo rzadko. O kalendarzu prac dotyczących procesu ewaluacyjnego, począwszy od zgłoszenia wniosku w sprawie wstępnej oceny, informują „Wytyczne operacyjne” w wersji z 31 lipca 2021 r. (par. 168).
Przekazanie do Centrum Światowego Dziedzictwa wniosku nominacyjnego jest równoznaczne z podjęciem przez Państwo-Stronę zobowiązania do zapewnienia najwyższych standardów ochrony i zarządzania dobrem, zgodnie z krajowym porządkiem prawnym. Nieodłącznym elementem dokumentacji nominacyjnej jest „Plan zarządzania” (Management Plan), w którym m.in. określone są zadania i rola poszczególnych interesariuszy.
Przy ocenianiu nowych kandydatur, począwszy od wstępnej oceny, Centrum Światowego Dziedzictwa UNESCO i organy doradcze biorą pod uwagę „Strategię globalną w sprawie reprezentatywnej, zrównoważonej i wiarygodnej Listy światowego dziedzictwa” (Global Strategy for a Representative, Balanced and Credible World Heritage List), w myśl której nowe wpisy powinny wypełniać luki istniejące pod względem reprezentowanych na Liście obszarów geograficznych i rodzajów obiektów.
Eksperci organizacji doradczych UNESCO zapoznają się na miejscu ze stanem dobra proponowanego do wpisu mniej więcej rok przed terminem sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa, na której ma zapaść decyzja o przyjęciu, odroczeniu lub odrzuceniu kandydatury.
W przypadku podjęcia decyzji o wpisie Komitet Światowego Dziedzictwa uchwala Orzeczenie wyjątkowej uniwersalnej wartości (Statement of Outstanding Universal Value), które stanowi punkt odniesienia dla wszelkich działań dotyczących ochrony i zarządzania danym dobrem światowego dziedzictwa.